Datenschutz für Mitarbeiter

Datenschutzhinweise nach Art. 13 und 14 DSGVO für Mitarbeiter

 

Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen als Mitarbeiter unseres Unternehmens einen Überblick über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten geben und Sie über Ihre Rechte aus den Datenschutzgesetzen aufklären.

 

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Walter Schmitt GmbH, Gewerbestraße 2, D-76467 Bietigheim, Telefon: +49 (0) 7245 9199-0, E-Mail: info@spedition-schmitt.de

Datenschutzbeauftragter: RA Thomas Steinle, LL.M, xDSB Datenschutz, E-Mail: tsteinle@xdsb.de, Tel: 0721/ 828 0350

 

2. Aus welchen Quellen stammen die personenbezogenen Daten?

Die von uns verarbeiteten Daten haben wir in der Regel von Ihnen bei Beginn oder während des Beschäftigungsverhältnisses erhalten z.B. Name, Anschrift, Geburtsdatum, Bewerbungsunterlagen, Lebenslauf, Bildnis, Qualifikationsnachweise, Informationen und Angaben für das Finanzamt (Steuer-ID usw.) oder für die Sozial- und Rentenversicherung. Es kann auch Datensätze geben, welche die Personalabteilung oder Vorgesetzte zu Ihrer Person in die Personalakte speichern (z.B. zulässige arbeitsrechtliche Vermerke, Mitarbeiterbeurteilungen, Vermerke über die Nutzung von betrieblichen Fahrzeugen, Führerscheinkontrolle, Zutritts- und Zugangsberechtigungen usw.).

Es werden vom Unternehmen auch Kommunikationsdaten gespeichert (E-Mail-Kommunikation, Verbindungsdaten), soweit dies erforderlich und gesetzlich zulässig ist. Ferner werden über das Zeiterfassungssystem Ihre Kommen/Gehen-Zeiten und Abwesenheiten (z.B. Urlaub, sonstige Abwesenheiten) erfasst.

 

3. Zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage werden die personenbezogenen Daten verarbeitet?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unter Beachtung der Datenschutzgesetze, insbesondere der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

a.) Im Rahmen der Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO), insbesondere des Beschäftigungsverhältnisses (§ 26 BDSG)

Das Unternehmen erhebt und verarbeitet Daten seiner Mitarbeiter in der Regel zum Zweck der Anbahnung (Bewerbungssituation) oder Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses, soweit die Verarbeitung dieser Daten erforderlich und arbeits- und datenschutzrechtlich zulässig ist.

Gegebenenfalls verarbeiten wir personenbezogene Daten auch auf Grundlage von Kollektivvereinbarungen, wie Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen (§ 26 Abs. 4 BDSG).

Hierbei handelt es sich etwa auch um notwendige Daten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, Spesenabrechnungen, Datenverarbeitungen zum Fuhrparkmanagement, Mitarbeiterbeurteilungen oder auch die Verwaltung von betrieblichen Arbeitsmitteln (z.B. mobile Endgeräte).

b.) Im Rahmen der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO)

In vielen Situationen sind wir aus gesetzlichen Gründen verpflichtet, bestimmte personenbezogene Daten von Ihnen zu erheben und an bestimmte – in der Regel öffentliche – Stellen weiterzuleiten bzw. zur Verfügung zu stellen.

So stellen wir etwa den Finanzbehörden zum Zwecke der Lohnsteuerabrechnung bzw. Steuerberechnung die hierfür entsprechend den einschlägigen gesetzlichen Vorgaben erforderlichen personenbezogenen Daten zur Verfügung (z.B. Name, Anschrift, Steuer-ID, Lohn- und Gehalt).

Weiterhin erheben und übermitteln wir an Sozial- bzw. Rentenversicherungsträger relevante Daten entsprechend den gesetzlichen Vorschriften (z.B. Name, Anschrift, Sozialversicherungsnummer, Gehalt).

Sofern gesetzlich erforderlich melden wir Sie bei den zuständigen Berufsgenossenschaften bzw. Unfallkassen (z.B. Name, Anschrift, ggf. Unfallmeldungen).

Sofern Sie ein Firmenfahrzeug nutzen, sind wir gesetzlich zu einer regelmäßigen Führerscheinkontrolle verpflichtet und verarbeiten hierzu personenbezogene Daten.

c.) Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO)

Das Unternehmen erhebt und verarbeitet Ihre personenbezogen Daten über die zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderliche Zwecke hinaus zur Wahrnehmung berechtigter Interessen in folgenden Situationen:

  • Videoüberwachung zur Wahrung des Hausrechts
  • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
  • Gewährleistung des IT-Betriebs und der IT-Sicherheit
  • Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit (z.B. Zutrittsberechtigungen)

d.) Im Rahmen einer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO)

In manchen Situationen ist die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht zwingend erforderlich, wäre aber wünschenswert (etwa zur besseren Außendarstellung des Unternehmens, der Verbesserung der Unternehmenskommunikation, usw.). In diesen Fällen bitten wir um Ihre Einwilligung. Diese Einwilligung ist für Sie freiwillig, d.h. Sie können diese ohne arbeitsrechtliche Konsequenzen verweigern und auch jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Dies ist etwa der Fall bei

  • der Veröffentlichung eines Mitarbeiterfotos im Internet/Intranet/Outlook/Aushang
  • Geburtstagslisten
  • der privaten Nutzung der Unternehmens-IT
  • Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM)
  • Betriebliche Altersvorsorge

 

4. Empfänger der personenbezogenen Daten

Generell gewährt das Unternehmen nur Zugriff auf Ihre Daten von Stellen, welche mit Ihren Daten arbeiten müssen („need-to-know-Prinzip“), d.h. Zugriff auf diese Daten zur Erfüllung einer vertraglichen oder rechtlichen Pflicht benötigen. Hierbei kann es sich auch um Dienstleister und Erfüllungsgehilfen handeln, welche im Auftrag des Unternehmens handeln und/oder auf vertrauliche Verarbeitung der Daten verpflichtet wurden.

In bestimmten Situationen übermitteln wir Ihre Daten an

  • öffentliche Stellen (z.B. Finanzbehörden, Sozialversicherungsträger, Berufsgenossenschaften/ Unfallkassen) bei Bestehen einer gesetzlichen Verpflichtung
  • andere Unternehmen (z.B. Steuerberater/ Lohnbüro, Rechtsanwälte) zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses, im Rahmen einer Interessenabwägung oder aufgrund Ihrer Einwilligung.

 

5. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb der Europäischen Union (Drittland) findet grundsätzlich nicht statt.

Wir setzen in bestimmten Situationen Dienstleister ein oder behalten uns dies vor, die entweder Ihren Sitz in einem Drittland haben können oder die ihrerseits wieder Dienstleister mit einem Sitz in einem Drittland haben können.

Eine Datenübermittlung in ein Drittland ist nach Art. 45 DSGVO dann zulässig, wenn die Europäische Kommission entschieden hat, dass in einem Drittland ein angemessenes Schutzniveau besteht. Sofern eine solche Entscheidung nicht vorliegt, ist eine Datenübermittlung in ein Drittland dann zulässig, wenn die verantwortliche Stelle geeignete Garantien vorgesehen hat (z.B. von der Europäischen Kommission erlassene sog. Standarddatenschutzklauseln) und der betroffenen Person durchsetzbare Rechte und wirksame Rechtsbehelfe zur Verfügung stehen (Art. 46 DSGVO).

Wir arbeiten grundsätzlich nur mit Stellen in einem Drittland zusammen, welche die aufgeführten Kriterien erfüllen.

 

6. Speicherdauer der Daten

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Sofern die Speicherung personenbezogener Daten zur Erfüllung dieser Pflichten nicht mehr erforderlich ist, werden diese gelöscht, es sei denn, es bestehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten, wie etwa handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten aus Abgabenordnung und Handelsgesetzbuch (6 oder 10 Jahre) und zur Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen gesetzlicher Verjährungsvorschriften.

 

7. Betroffenenrechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

  • Recht auf Auskunft
  • Recht auf Berichtigung oder Löschung
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
  • Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung
  • Recht auf Datenübertragbarkeit.

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.

Sie können sich auch jederzeit – auch vertraulich – an unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten wenden.

Sofern Sie uns gegenüber Einwilligungen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO) abgegeben haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Soweit wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf die Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO) stützen, können Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Bei Ausübung eines solchen Widerspruchs bitten wir um Darlegung der Gründe, weshalb wir Ihre personenbezogenen Daten nicht wie von uns durchgeführt verarbeiten sollten. Im Falle Ihres begründeten Widerspruchs prüfen wir die Sachlage und werden entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder Ihnen unsere zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortführen.

 

8. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Sie müssen im Rahmen der Durchführung oder Anbahnung eines Vertrages oder des Beschäftigungsverhältnisses diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die zur Erfüllung des Vertrages/Beschäftigungsverhältnisses oder der Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen und der damit verbundenen Pflichten erforderlich sind. Ferner müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne Bereitstellung dieser Daten werden wir einen Vertrag mit Ihnen nicht schließen oder erfüllen können.

 

9. Findet eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling statt?

Nein.